Vous prévoyez d’organiser un repas de groupe spécial entre amis ou en famille, ou un déjeuner ou un dîner d’affaires entre collègues ? Qu’il s’agisse d’un simple déjeuner de travail dans la salle de réunion d’un hôtel, d’une fête extravagante ou d’une petite réunion de famille, tout doit être planifié pour garantir le bon déroulement de l’événement. De nombreuses entreprises recherchent désormais des lieux privés pour leurs réunions et leurs formations, souvent suivies d’un dîner de groupe.
Quelle que soit l’occasion, l’organisation d’un événement dans une salle privée sera beaucoup plus facile grâce à notre Guide de survie des dîners privés. Notre liste de contrôle vous guidera tout au long du processus de planification de l’événement et vous aidera à poser toutes les bonnes questions ainsi qu’à éviter les pièges pour garantir le succès de votre événement.
Planification d’un événement privé
C’est un point fondamental, mais le type d’événement que vous organisez déterminera le type de salle privée dont vous avez besoin. Vous n’avez probablement pas envie d’organiser une réunion d’entreprise dans une salle privée au-dessus d’un pub sans informatique, ou un lancement de produit Techie dans un lieu sans équipement audiovisuel, ni d’organiser une réception de mariage ou une fête d’anniversaire dans un environnement professionnel austère. Il y a bien sûr autant de variables que de salles privées, mais il est bon de garder ce facteur à l’esprit avant de se laisser submerger par le choix.
De même, cherchez-vous un simple dîner dans une salle privée ou plutôt un « événement« . S’agira-t-il d’une réception, d’une animation après le dîner ou même d’un orchestre et de la danse ?
L’âge de votre groupe déterminera également le type de lieu que vous devrez rechercher. La restauration de luxe et la restauration informelle ont des significations très différentes pour la génération des baby-boomers, pour la mienne (génération X) et même pour les groupes plus jeunes (génération Y). En d’autres termes, vous ne réserveriez pas nécessairement un environnement de type boîte de nuit pour la célébration d’un 50e anniversaire de mariage.
Enfin, gardez à l’esprit le type de personnes qui assisteront à votre événement et la nourriture servie sur place – les repas de viande ne conviennent pas aux végétariens, les restaurants de crustacés ne conviennent pas aux fêtes juives, etc.
Où organiser une soirée privée
Il y aura normalement une zone géographique approximative dans laquelle vous souhaitez organiser votre événement, mais essayez de l’affiner avant de commencer votre recherche. L’emplacement d’un lieu de réception ajoute à l’ambiance générale de votre événement. Vous pouvez donc vous demander s’il faut opter pour un hôtel ou un restaurant plutôt qu’un pub, un bar ou un club, une ville plutôt qu’une banlieue, une chaîne plutôt qu’un établissement indépendant, une vue sur une rivière ou un parc plutôt qu’un point de repère, un appartement-terrasse plutôt qu’un sous-sol, et un lieu privé plutôt que semi-privé.
Tout d’abord, demandez-vous si vous souhaitez que la salle privée se trouve dans un hôtel, un restaurant, un pub, un club ou un bar.
- Avez-vous besoin d’être à proximité d’un métro ou des transports en commun pour que vos invités puissent s’y rendre ou rentrer chez eux ?
- Vos invités ont-ils été coincés dans un bureau toute la journée et pourraient-ils bénéficier de la lumière du jour, d’une vue sur des espaces verts, ou sont-ils des étrangers qui apprécieraient une vue sur votre ville ?
- Voulez-vous être confortablement installé dans un sous-sol ou préférez-vous vivre la grande vie dans un penthouse ?
- Avez-vous besoin d’une intimité absolue pour votre événement – et s’agit-il simplement de portes d’une salle privée qui se ferment complètement ou d’une entrée et d’une sortie privées séparées ?
Quand organisez-vous votre événement de restauration privée ?
La date de votre événement contribuera également à déterminer le type de salle à manger que vous choisirez. Si vous organisez un dîner privé ou une réception de mariage en décembre, une salle ou un lieu confortable en sous-sol ou sans lumière naturelle pourrait être idéal car le temps ne peut pas ajouter à l’ambiance de votre événement, tandis que l’environnement intérieur peut la renforcer. À l’inverse, si l’événement a lieu au milieu de l’été, vous voudrez peut-être une salle privée avec un balcon, un accès au jardin ou une véranda qui permettra à votre événement de profiter au maximum du temps.
Combien dépenser pour un dîner privé ?
Fixez un budget réaliste en fonction du nombre d’invités et du type d’événement que vous organisez. Tout dépend si vous organisez un dîner privé payé sur la facture d’une entreprise, si vous partagez une table avec des amis ou si vous faites plaisir à une personne en particulier. Vous pouvez dépenser de quelques centaines d’euros à des dizaines de milliers d’euros pour la location exclusive d’un lieu de réception de premier ordre, il est donc préférable d’avoir une idée de ce que vous êtes prêt à dépenser avant de commencer.
Location de salle ou dépenses minimales
Il existe trois principaux types de « location » de salles privées. La première est sans frais de location et sans dépenses minimales, juste un nombre minimum d’invités pour la salle. La deuxième est une dépense minimale, c’est-à-dire le montant que doit atteindre la facture, sinon l’hôte doit combler la différence. La troisième est la location de la salle, à laquelle s’ajoute la nourriture et les boissons.
En général, les deux premiers sont basés sur la dépense moyenne des invités dans le lieu en question et servent principalement à garantir que les invités ne disposent pas d’une salle privée pour dix personnes dans laquelle seulement deux personnes partagent une assiette de sandwichs. Si vous pensez que le montant minimum est trop élevé, cela vaut la peine d’en discuter avec le lieu, surtout si votre événement a lieu à une période creuse pour ce lieu.
La location de salles est également souvent négociable. Essayez toujours de négocier le prix de la location de la salle si vous organisez votre événement pendant une période creuse, car, selon le type de lieu et l’heure de l’événement, les lieux peuvent être flexibles.
Notez que la dépense minimale concerne la facture de nourriture et de boissons, mais que la location de la salle est distincte et supplémentaire à la facture et doit donc être budgétisée. Négociez, en particulier pour les événements en période creuse.
Politique d’annulation de la location de salle
La plupart des établissements demandent un dépôt de garantie pour la location d’une salle à manger privée, qui n’est généralement pas remboursable en cas d’annulation de la réservation.
La politique historiquement inébranlable des établissements en matière de dépôts non remboursables pour la location de salles a été remise en question depuis l’apparition de la pandémie de Covid-19 en mars 2020, de nombreux établissements reconnaissant qu’il est injuste de maintenir cette politique si les réglementations gouvernementales de fermeture empêchent la tenue de l’événement de restauration privée qui a été réservé.
Nous recommandons donc de toujours discuter des conditions d’annulation en raison du coronavirus avec les établissements lors de la réservation de salles à manger privées. Une copie de la politique d’annulation en cas de pandémie de l’établissement doit être envoyée par e-mail à la personne qui réserve la salle à manger privée avant que la réservation ne soit finalisée.
À quelle heure se déroule votre événement ?
S’agit-il d’un petit-déjeuner de travail, d’un déjeuner de travail, d’un dîner avant le théâtre, d’un thé dans l’après-midi ou d’un dîner en soirée ? Ces événements coûtent tous des sommes différentes et vous pouvez envisager d’autres moments pour un événement si votre premier choix s’avère trop cher. Ainsi, si la salle privée pour un dîner à 20 heures fait exploser votre budget dans un lieu particulier, mais que c’est l’endroit que vous souhaitez vraiment, pourquoi ne pas demander les tarifs pour un déjeuner ou un repas en début de soirée – et ensuite déplacer votre événement ailleurs (un bar/club de jazz ou boîte de nuit) après le dîner. Cela peut fonctionner très bien pour les fêtes et les célébrations et créer une soirée vraiment amusante.
Différentes options de repas
Vous organisez une réunion clandestine pour discuter d’une fusion d’entreprises très sensible ? Organisez-vous un dîner avec de nombreuses célébrités timides devant la caméra ? Vous prononcez un discours lors d’une fête de départ ou vous souhaitez organiser un dîner dans une salle privée tout en ressentant l’ambiance du lieu ? Tous ces éléments requièrent différents niveaux d’intimité, depuis les entrées privées jusqu’aux lourdes portes qui se ferment complètement, en passant par les portes en verre qui empêchent le bruit mais pas la vue, sans oublier les perles, les rideaux et autres cloisons qui sont des divisions purement esthétiques.
N’oubliez pas, si vous avez besoin d’une intimité totale, de vérifier où se trouvent les toilettes par rapport à la salle privée et si vos invités devront passer devant ou traverser la salle à manger principale pour y accéder, car cela pourrait être inacceptable pour votre fête.
Quelle est la disposition appropriée pour un dîner privé ?
Il existe des millions de configurations de tables, mais la plupart sont basées sur des tables rondes, des tables longues, une forme en U ou un style séminaire/théâtre. Certains lieux ont des tables faites sur mesure qui ne peuvent pas être changées ou déplacées et la configuration de votre dîner devra fonctionner autour de la table.
D’autres ont des options de dîner totalement flexibles, en fonction du choix du client et du nombre de personnes présentes dans la salle. Si vous avez le choix, tenez compte des capacités auditives (si vos invités sont âgés, il est préférable d’avoir deux petites tables rondes plutôt qu’une grande table carrée pour qu’ils puissent entendre plus facilement). De même, le fait d’avoir une longue table pour le repas plutôt que deux rondes peut libérer de l’espace dans la salle privée pour une réception avant le dîner.
